RFID zum Verfolgen von Dateien und Verwalten von Dokumenten

Mit dem ständig wachsenden Volumen an Dokumenten, die in der heutigen Geschäftswelt generiert und gespeichert werden, ist eine effiziente und genaue Dateiverfolgung zu einem kritischen Thema geworden. Diese Dateien sind von großer Bedeutung und haben einen erheblichen rechtlichen, finanziellen oder historischen Wert, wie Firmenverträge und Patentzertifikate. Sie können sensible Informationen enthalten, wie personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse.

Krankenhäuser, Banken, Versicherungen, Regierungsbehörden und andere Organisationen verlassen sich traditionell auf die manuelle Ablage und das Scannen von Barcodes für die Dateiverfolgung und -verwaltung, die zeitaufwendig, fehleranfällig und schwer skalierbar sind. Jetzt bieten RFID-Dateiverfolgungssysteme eine leistungsstarke Lösung für diese Herausforderungen, indem sie die Hochfrequenz-Identifikationstechnologie verwenden, um Dokumente in Echtzeit zu verfolgen und zu verwalten, was die Arbeitseffizienz erheblich erhöht.

Vorteile des RFID File Tracking Systems

Im Gegensatz zum Barcode-Scannen, das eine klare Sichtlinie erfordert, ermöglicht die berührungslose RFID-Technologie ein schnelles Ablesen von Etiketten auch in visuell oder umweltbelasteten Bereichen. Dieser Vorteil erstreckt sich auch auf die Massenidentifikation, die eine effiziente Nachverfolgung zahlreicher Artikel gleichzeitig ohne individuelles Scannen ermöglicht.

Unter den verschiedenen RFID-Frequenzoptionen glänzt Ultra-High Frequency (UHF) RFID durch seine deutlichen Vorteile. Im Vergleich zu Hoch- oder Niederfrequenzsystemen bietet UHF mehrere Vorteile:

1.Schnelles Lesen/SchreibenDer Informationsaustausch zwischen Tags und Lesern erfolgt schnell. So kann der HPRT RF2 RFID Reader bis zu 200 Tags pro Sekunde auslesen.

2.Langer LesebereichFinden Sie markierte Elemente aus der Ferne, um die Effizienz zu verbessern.

3.Große DatenspeicherungSpeichern Sie mehr Details zu jedem Element auf dem Tag selbst.

Im Vergleich zu anderen Managementsystemen und -methoden verfügt die RFID-Technologie über die Fähigkeit einer großen schnellen automatischen Inventur, einer genauen Echtzeit-Lokalisierung und eines effizienten Informationsmanagements, wodurch die Effizienz und Genauigkeit des Archivmanagements erheblich verbessert wird.

Wer braucht ein RFID File Tracking System?

Umfangreiche Transaktionsumgebungen wie Banken, Krankenhäuser und Behörden finden RFID-Tracking-Dokumentensysteme hocheffizient. Darüber hinaus zeichnen sich diese Systeme durch die Verwaltung von Dokumenten aus, die mehrere Verarbeitungsschritte durchlaufen.

Darüber hinaus machen die robusten Sicherheitsmerkmale von RFID es für Unternehmen wie Anwaltskanzleien und Sicherheitsbehörden, bei denen die Vertraulichkeit von Informationen entscheidend ist, zu einem unverzichtbaren Werkzeug.

Wie ein RFID File Tracking System funktioniert

Ein RFID-Dateiverfolgungssystem arbeitet mit RFID-Tags, um den Standort von Dokumenten zu verfolgen.

1. Kennzeichnung der Dateien

In der Anfangsphase wird ein RFID-Drucker verwendet, um UHF-RFID-Tags in großen Mengen zu drucken und mit Informationen zu codieren, die dann auf den Archivmaterialien, typischerweise Aktentaschen oder Kartons, angebracht werden.

2. Dateien mit Speicherorten verknüpfen

Anschließend scannt ein handgehaltenes RFID-Terminal die UHF-RFID-Tags auf den regalfertigen Akten und scannt dann die Regalstandort-Tags, um die Akten mit ihren Lagerpositionen zu verknüpfen, und zeichnet dies im Dateiverfolgungssoftware-System auf.

3. Dateien abrufen

Wenn ein bestimmtes Dokument gefunden werden muss, kann der RFID-Leser verwendet werden, um seine detaillierten Informationen abzufragen und zu verifizieren, wodurch die Suche schnell und effizient ist.

Da Dokumente und Akten oft aus Papier oder anderen empfindlichen Materialien bestehen, die anfällig für Beschädigungen sind, verhindert der Einsatz der RFID-Technologie die langwierige Durchsuchung von Akten und reduziert das Risiko von Beschädigungen.

Über den Dateiabruf hinaus erleichtert ein RFID-Dateiverfolgungssystem auch die digitalisierte Verwaltung von Aufgaben wie RFID-Dateiinventarisierung, Ausleihe, Rückgabe und Bestandsprüfungen in den RFID-Archiven.

RFID Hardware im File Tracking System

Ein RFID-Dateiverfolgungssystem umfasst typischerweise RFID-Tags, RFID-Leser, RFID-Drucker und RFID-Dateiverfolgungssoftware.

HPRT bietet eine umfangreiche Auswahl an RFID-Hardware, die für die Einrichtung von RFID-Dateiverfolgungssystemen geeignet ist. Unsere leistungsstarken RFID-Etikettendrucker zeichnen sich insbesondere durch die Herstellung von UHF-RFID-Barcode-Etiketten in verschiedenen Größen mit einer Präzision von bis zu 600dpi aus. Diese Drucker liefern eine stabile Ausgabe auch unter rauen Bedingungen wie hoher Luftfeuchtigkeit, hoher Temperatur und staubiger Umgebung und halten lange intensive Druckperioden aufrecht.

Darüber hinaus verwendet der weit verbreitete HPRT RF2 Handheld-RFID-Leser Bluetooth-Kommunikation, um sich mit PDAs, Mobiltelefonen und Tablets usw. zu verbinden. Dieses RFID-Terminal ist mit einer Lithium-Batterie 5200mAh mit großer Kapazität ausgestattet und gewährleistet eine langlebige Leistung, unterstützt über 12-Stunden normale Scanvorgänge und 2-Stunden kontinuierliches Scannen.

Die RFID-Hardwareprodukte von HPRT werden häufig verwendet, um Dokumente in einer Vielzahl von Branchen zu verfolgen, darunter Einzelhandel, Bekleidung, Lager, Logistik, Gesundheitswesen, Finanzen und Fertigung.

Fühlen Sie sich frei, uns zu kontaktieren, um weitere Details zu unseren RFID-Hardware-Produkten und deren Anwendungen zu erhalten.